நிறைய ஒப்பந்தங்கள் முதலில் மினனஞ்சல் மூலமாக ஆரம்பிக்கின்றது.பெரும்பாலான அலுவலகங்களில் வர்த்தக ரீதியான மின்னஞ்சல்களை அவர்களுடைய தனிப்பட்ட சேமிப்பு கிடங்கில்(மெயில் சர்வர் அல்லது ClearCase போன்ற டூல்ஸ்) சேமித்து வைத்திருப்போம். பிற்பாடு வாடிக்கையாளருடன் ஏதேனும் மாற்றுக்கருத்து உருவாகும்போது,"இல்லை அன்று நீ இப்படித்தான் சொன்னாய்,இன்று உனது தேவை(requirements) மாறி இருக்கிறது" என்று சொல்ல இது பயன்படும்.இதனால் தேவை இல்லாத கால விரயமும், வீணாக செலவழிக்கப்படும் மனித சக்தியும் தவிர்க்கப்படுகிறது.

இனி அந்த மாதிரியான முக்கியமான மின்னஞ்சல்களை காப்பி செய்து MS-Word-ல் பேஸ்ட் செய்து அதை சேமிப்பு கிடங்கில் கிடத்தி வைக்க வேண்டாம். ஜிமெயில் அக்கௌன்ட் இல்லாதவர் கிடையாது என்ற அளவிற்கு எல்லோரும் இன்று ஜிமெயில் மினனஞ்சல் id வைத்திருக்கிறோம். எனவே தனிப்பட்ட விசயங்களை மட்டுமல்லாது அலுவலக விசயங்களையும் இதன் மூலம் பகிர்ந்து கொள்கின்றோம்.

வழக்கம்போலவே கூகிள் தன்னுடைய மினனஞ்சல் சேவைக்கு புது வசதி தந்துள்ளது.அதாவது,மின்னஞ்சலை டாக்குமென்ட்-ஆக சேமிக்கும் வசதி.

இதை செய்யும் வழிமுறைகள் பின்வருமாறு:
1.உங்களுடைய ஜிமெயில் அக்கௌன்டிற்கு செல்லுங்கள்.
2.அதில் செட்டிங்க்ஸ் டாப் போங்கள்.

3.பிறகு ஜிமெயில் லாப்ஸ் மீது கிளிக் செய்யுங்கள்.

4."Create a document" என்ற வசதிக்கு பக்கத்தில் உள்ள enable-ஐ கிளிக்செய்யவும்.

இனி உங்களுடைய மின்னஞ்சல் பரிவர்த்தனைகள் எந்த சிரமமும் இன்றி டாக்குமென்ட் அமைப்பில் கிடைக்கும்.